Open Enrollment 即將開始：企業現在應該完成的 5 件事
Open Enrollment 越來越近。如果您的 Employee Benefits 規劃還有一些問題沒有確認，現在就是處理的好時機。
對企業來說，Open Enrollment 不只是讓員工在指定期間選擇福利方案。
真正影響 Open Enrollment 是否順利的，往往是開始之前做了多少準備。
檢視目前的員工福利、了解今年有哪些變化、準備員工溝通、整理投保資料、確認重要日期，以及確保員工知道有問題時可以找誰。
越接近 Open Enrollment，留給企業處理臨時問題及做重要決定的時間就越少。
如果您的公司正在準備今年的 Open Enrollment，以下是 5 件現在就應該開始做的事。
1. 重新檢視目前的 Employee Benefits
第一步不是急著尋找新的方案，而是先了解現在的福利是否仍然符合公司的需求。
可以從以下問題開始：
公司目前提供哪些福利及醫療保險方案？
保費或公司的 Employee Contribution 是否有所變化？
福利或保障內容是否有調整？
現有方案是否仍然符合目前員工的需求？
與上一次 Open Enrollment 相比，公司是否有明顯的變化？
一年之內，企業可能已經發生很多改變。
例如新增員工、團隊規模改變、員工年齡及家庭需求不同、收到新的 Employee Feedback，或公司的福利預算及優先事項有所調整。
因此，每年重新檢視福利的目的並不是：
「到了 Open Enrollment，所以一定要換方案。」
而是確認下一個決定是根據公司現在的實際情況，而不是延續去年的假設。
2. 在告訴員工之前，先確認今年有哪些變化
Open Enrollment 開始後，員工通常最先想知道的是：
「今年跟去年有什麼不同？」
因此，在開始員工溝通之前，企業及 Benefits Team 應該先清楚了解可能影響員工的變化。
依照不同的保險方案，可能包括：
Premium（保費）
員工需要負擔的費用
Deductible（自付額）
Copayment / Copay
Coinsurance
福利及保障內容
Provider Network（醫療服務網絡）
Prescription Drug Coverage（處方藥保障）
可選擇的保險方案
Enrollment 流程及重要日期
企業也應該檢視適用於自身福利計畫的正式文件。
對 Group Health Plans 而言，**Summary of Benefits and Coverage（SBC）**以標準化方式提供主要保障資訊，協助人們了解及比較不同的健康保險選擇。
對適用 ERISA 規定的福利計畫，美國勞工部（U.S. Department of Labor）也對 Summary Plan Description（SPD）及其他相關資訊揭露訂有要求。
企業自己先弄清楚今年的變化，才能更清楚地向員工解釋。
3. 現在就開始規劃員工溝通
不要讓 Open Enrollment 正式開始的那一天，成為員工第一次聽到這件事的時候。
有效的溝通不需要一次把所有資訊塞進一封 email。
相反，可以分階段進行。
Open Enrollment 前
提前通知員工 Open Enrollment 即將開始，以及什麼時候會收到更完整的資訊。
Open Enrollment 開始時
清楚說明有哪些選擇、今年有哪些變化、正式計畫資料在哪裡，以及員工需要完成哪些步驟。
Open Enrollment 期間
適時提醒，並讓員工有機會提出問題。
截止日前
再次清楚說明最後期限，以及尚未完成的人需要採取什麼行動。
同時，不要假設一封 email 就適合所有員工。
根據企業及團隊的實際情況，也可以搭配：
Employee Meetings
線上說明會 / Webinar
公司內部平台
紙本資料
Q&A
個別支援
對擁有多語言團隊的加州企業而言，也值得進一步思考：
員工只是「收到」福利資訊，還是真的「理解」了？
適當的多語言資訊及支援，可以幫助更多員工理解與自己及家人相關的重要福利選擇。
4. 確保員工知道：有問題可以找誰
即使企業已經把 Open Enrollment 資訊整理得很清楚，員工仍然可能有問題。
這很正常。
Employee Benefits 本來就可能涉及許多不熟悉的名詞、不同的保障內容以及個人或家庭需要考量的因素。
因此，Open Enrollment 準備中很重要的一部分，就是讓員工清楚知道：
「如果我有問題，可以找誰？」
根據公司的 Enrollment 流程及問題類型，可以是：
HR
Benefits Administrator
Employee Benefits Advisor
其他指定的福利支援窗口
不要讓員工自己在一堆文件和 email 中尋找聯絡方式。
提供清楚的求助管道，本身就是良好 Open Enrollment Communication 的一部分。
5. 不要把重要決定留到最後期限
Deadline 很重要。
但 Deadline 不應該成為企業開始準備 Open Enrollment 的時間。
越晚開始，留給企業處理以下事項的時間就越少：
檢視福利及保險方案
了解相關計畫資訊
回答員工問題
處理行政事項
溝通重要變化
比較適合企業的選擇
與 Employee Benefits 專業團隊協調
提早開始，可以讓企業有更多時間了解情況，再做出下一步決定。
因為 Employee Benefits 不只是每年一次的行政工作。
它也是員工如何感受公司所提供福利的重要一部分。
Open Enrollment 前企業快速檢查清單
在 Open Enrollment 正式開始之前，可以先確認：
☐ 我們是否已重新檢視目前的 Employee Benefits？
☐ 是否清楚知道今年有哪些變化？
☐ 是否已檢視適用的正式福利及計畫文件？
☐ 是否確認所有重要的 Enrollment 日期？
☐ Employee Communication Plan 是否已經準備好？
☐ 是否考慮到多語言員工的需求？
☐ 員工是否知道有問題可以找誰？
☐ 是否已經安排截止日前的提醒？
☐ 是否還有需要與 Employee Benefits Advisor 討論的重要決定？
如果還有幾項沒有完成，現在就是開始處理的時候。
Open Enrollment 是一個過程，不只是一個 Deadline
順利的 Open Enrollment，往往在員工真正開始選擇福利之前就已經開始。
企業需要時間了解自己的福利方案。
員工需要時間了解自己的選擇。
而當問題出現時，雙方都應該知道可以向誰尋求協助。
提前準備，可以讓整個 Enrollment 過程更有條理、更容易理解，也更容易管理。
EPIA 如何協助企業準備 Open Enrollment？
在 EPIA Insurance Agency Inc.，我們協助加州企業處理 Employee Benefits 及 Open Enrollment 的不同階段。
EPIA 團隊可以協助您：
檢視目前的 Employee Benefits
了解及比較可考慮的保障選擇
提前準備 Open Enrollment
支援 Employee Benefits Communication
協助員工了解 Enrollment 流程
提供多語言支援
在整個過程中協助解答福利相關問題
每一間企業都不同。
因此，適合您的 Employee Benefits Strategy，也應該從了解您的公司、您的員工，以及您的優先事項開始。
如果您的企業正在準備 Open Enrollment，而下一步還有任何疑問，歡迎直接與 EPIA 團隊聯絡。
📞 +1 (626) 912-1988
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參考資料
本文有關 Group Health Plans、Summary of Benefits and Coverage（SBC）、Summary Plan Description（SPD）及 Employee Benefits 資訊的內容，應以美國官方機構發布的最新資料為準。
U.S. Department of Labor / Employee Benefits Security Administration (EBSA) — Group Health Plans、員工福利計畫資訊及相關揭露要求。
U.S. Department of Labor — Summary of Benefits and Coverage and Uniform Glossary — SBC 及健康保障比較相關官方資料。
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) — Summary of Benefits and Coverage 及 Affordable Care Act 相關實施資訊。
最後檢視：2026 年 9 月
編輯說明
本文僅供一般教育及資訊用途，不構成法律、稅務、會計或 Employee Benefits Compliance 建議。
企業的責任可能因福利計畫架構、員工組成、適用法律及個別情況而有所不同。企業應檢視適用的正式計畫文件及相關要求，並根據自身情況尋求適當的專業協助。
如需針對您的企業、Employee Benefits 或 Open Enrollment 準備獲得進一步協助，請直接聯絡 EPIA Insurance Agency Inc.。
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