Open Enrollment 溝通怎麼做才有效？讓員工真正看懂福利資訊的 10 個方法

epiainsurance

Sep 7

7 min read

好的員工福利，不只是提供了什麼，更重要的是員工是否真正了解自己的選擇。

企業可以花幾個月準備 Open Enrollment、比較不同的醫療保險方案，也可以投入相當的預算提供員工福利。

但是，如果到了 Open Enrollment，員工仍然不知道：

「今年有什麼不同？」「我要做什麼？」「哪個方案比較適合我的情況？」「什麼時候截止？」

那麼，再完整的福利方案，也可能因為溝通不足而無法發揮應有的價值。

醫療保險本來就不簡單。

Premium、Deductible、Copay、Coinsurance、Provider Network、Prescription Coverage……

對每天處理福利事務的 HR 或企業負責人來說，這些名詞可能已經很熟悉；但對一年只有幾次需要認真研究醫療保險的員工而言，大量資訊一次出現，很容易讓人感到無從下手。

因此，成功的 Open Enrollment 不能只靠寄出一封 email 或一份福利文件。

企業真正需要的是一套清楚、有計畫，而且讓員工知道下一步該做什麼的溝通策略。

以下是 EPIA 建議企業在 Open Enrollment 期間可以採取的 10 個實用方法。

1. 不要等到 Open Enrollment 開始才第一次通知員工

員工第一次聽到 Open Enrollment 的消息，不應該是在投保開始的第一天。

提前開始溝通，可以讓員工有時間思考自己和家人的需求。

第一次通知不需要把所有保險細節一次講完，只需要先讓員工知道：

Open Enrollment 即將開始
什麼時候會收到完整資訊
今年是否有重要變化
現在可以開始準備什麼
有問題時可以向誰詢問

把 Open Enrollment 想成一個溝通過程，而不是一次性的通知。

這樣員工就不需要等到截止日前，才匆忙做出重要的保障決定。

2. 從員工真正想知道的問題開始

很多福利溝通都是從：

「公司需要告訴員工什麼？」

開始。

但不妨換一個角度：

「員工現在最想知道什麼？」

通常，他們真正關心的是：

今年有什麼改變？

我要付多少錢？

我還可以繼續看現在的醫生嗎？

我使用的處方藥有保障嗎？

我需要做什麼？

截止日期是哪一天？

如果看不懂，可以問誰？

如果福利溝通能直接回答這些問題，員工通常會更容易找到真正與自己相關的資訊。

美國勞工部（U.S. Department of Labor）提供的相關指引也說明了 Summary Plan Description（SPD） 和 Summary of Benefits and Coverage（SBC） 等文件在幫助參與者了解保障內容上的重要性。

其中，SBC 採用標準化格式，目的之一就是讓消費者更容易理解和比較醫療保障。

企業的溝通可以進一步幫助員工知道：這些正式文件裡，哪些資訊與自己的決定最有關係。

3. 最重要的事情先說：今年有什麼不同？

如果員工最後只記得 Open Enrollment 通知中的一部分，那至少應該讓他們清楚知道：

今年有什麼改變？

例如：

員工需要負擔的保費
Deductible 或 Copay
可選擇的醫療計畫
醫生或醫療服務網絡
處方藥保障
Dental 或 Vision Benefits
其他自選福利
Enrollment 流程
重要截止日期

不要把最重要的變化藏在一封很長的 email 中間。

可以直接設立：

What's New This Year?

讓員工先看到最重要的變化，再引導他們查看正式的保險計畫文件了解完整內容。

4. 用員工聽得懂的語言解釋保險

保險專有名詞有時無法完全避免。

但是，讓員工感到困惑是可以避免的。

例如：

Premium（保費）為了維持保險保障而支付的費用。

Deductible（自付額）一般而言，在保險計畫依條款開始支付特定受保障醫療服務費用之前，個人需要先自行負擔的金額。

Copayment / Copay（定額自付費用）接受某些受保障醫療服務時，可能需要支付的固定金額。

Coinsurance（共同保險比例）在符合計畫條款的情況下，受保人可能需要負擔某項醫療服務費用的一定百分比。

企業仍然需要依適用規定提供相關的正式計畫文件及通知。

簡單易懂的員工溝通並不是要取代這些文件，而是幫助員工理解並更有效地使用這些資訊。

5. 不要把所有希望寄託在一封 Email 上

一封 email 很容易被忽略。

即使員工打開了，也不代表他當下就有時間仔細比較自己的福利選擇。

更有效的方法，是建立一個簡單的溝通節奏。

例如：

Open Enrollment 前

「Open Enrollment 即將開始，以下是您需要提前知道的資訊。」

正式開始時

「Open Enrollment 現在開始。這裡可以查看您的福利選擇及相關資料。」

進行到一半時

「您已經檢視今年的福利選擇了嗎？」

截止日前

「Open Enrollment 即將結束，請於 [日期] 前完成需要的步驟。」

根據企業的工作環境，也可以搭配：

員工會議、線上說明會、公司內部平台、紙本資料、Q&A 或個別諮詢。

目的不是每天提醒員工。

而是確保真正重要的資訊不會只出現一次。

6. 讓資訊一眼就能找到重點

員工不應該需要讀 20 分鐘，才知道公司寄來的 Open Enrollment email 到底希望他做什麼。

善用：

清楚的標題
簡短段落
Bullet Points
明顯的日期
簡單的方案比較
清楚的下一步

甚至可以直接把最重要的資訊放在最前面：

WHAT｜什麼事情？Open Enrollment

WHEN｜什麼時候？[投保期間]

ACTION｜我要做什麼？[員工需要完成的事項]

DEADLINE｜截止日期？[日期]

QUESTIONS｜有問題找誰？[聯絡方式]

然後再於下方提供詳細內容。

7. 不同員工，可能需要不同的溝通方式

並不是每個人都習慣閱讀長篇的福利文件。

有些員工可以自行閱讀資料並做出決定。

有些人則可能透過以下方式更容易理解：

簡短的福利說明會
Webinar
Q&A
Plan Comparison Chart
一對一諮詢
簡單的書面指南

美國勞工部過去針對健康及福利計畫溝通的研究，也曾將資訊的可取得性、可理解性、及時性，以及適當運用不同溝通媒介列為有效福利溝通的重要考量。

因此，企業可以根據自己的團隊組成，選擇最適合的溝通組合。

8. 清楚告訴員工：有問題可以找誰

Open Enrollment 通知中最有用的一句話，有時候可能只是：

「如果您有問題，請聯絡這個人。」

不要讓員工自己在一堆文件裡尋找答案或聯絡方式。

清楚提供可以協助他們的人，包括有關：

保險計畫選擇
Enrollment 流程
福利相關名詞
所需文件
重要截止日期

在適當情況下，企業的 Employee Benefits Advisor 也可以協助 HR 及員工進一步了解相關資訊。

知道去哪裡問，本身就是良好福利溝通的一部分。

9. 多語言團隊，更需要考慮資訊是否真正被理解

對許多加州企業而言，這一點尤其重要。

員工可能來自不同的語言及文化背景。

有些員工日常工作可以使用英文溝通，但面對醫療保險、家庭保障、費用及醫療選擇等較複雜的資訊時，使用自己最熟悉的語言可能更容易理解。

因此，企業在準備 Open Enrollment 時，可以思考：

我們只是把資訊「寄出去」，還是確保員工有機會真正理解？

美國勞工部目前提供包括**中文、西班牙文、Tagalog（他加祿語）及 Navajo（納瓦荷語）**版本的 Summary of Benefits and Coverage 及 Uniform Glossary 相關資料。

對擁有多語言員工的企業來說，這些資源可以成為福利溝通的一部分。

在 EPIA Insurance Agency Inc.，多語言服務也是我們協助加州企業及員工的重要方式之一。

因為好的 Employee Benefits Communication，應該真正傳達到福利所服務的人。

10. 每一次溝通，都要有一個清楚的下一步

員工看完訊息之後，不應該還需要猜：

「所以我現在到底要做什麼？」

每一次溝通都應該有清楚的行動指引。

例如：

查看您的福利選擇。

參加 [日期] 的員工福利說明會。

請於 [日期] 前完成您的選擇。

如有疑問，請聯絡 HR 或 Employee Benefits Team。

資訊可以很多。

但下一步最好只有一個，而且要非常清楚。

Open Enrollment 員工溝通檢查清單

在寄出下一封 Open Enrollment 通知之前，可以快速確認：

☐ 員工能不能馬上知道這封訊息的目的？

☐ 重要日期是否一眼就能找到？

☐ 是否清楚說明今年有哪些改變？

☐ 使用的語言是否容易理解？

☐ 是否提供適當的正式計畫文件？

☐ 是否透過適合員工的方式傳達資訊？

☐ 員工是否知道有問題可以找誰？

☐ 是否考慮到團隊中的語言需求？

☐ 每一次溝通是否都有清楚的下一步？

☐ 是否已經安排截止日前的提醒？

如果以上問題都能回答「是」，您的 Open Enrollment 溝通策略已經有了一個很好的基礎。

好的福利溝通，本身就是福利策略的一部分

Open Enrollment Communication 不只是 HR 的行政工作。

它會直接影響員工如何理解和使用企業投入資源所提供的福利。

當員工清楚知道：

自己有哪些福利、

今年有哪些變化、

需要做哪些選擇、

以及

遇到問題時可以找誰，

企業提供的福利才能更容易發揮真正的價值。

因此，溝通策略應該從 Open Enrollment 規劃的初期就開始，而不是所有事情準備完成後才想到的最後一步。

EPIA 如何協助企業準備 Open Enrollment？

在 EPIA Insurance Agency Inc.，我們協助加州企業處理 Employee Benefits 及 Open Enrollment 的不同階段。

我們的團隊可以協助企業：

檢視現有員工福利
比較可選擇的保障方案
提前準備 Open Enrollment
了解保險計畫的變化
支援員工福利溝通及 Enrollment
提供多語言 Enrollment 支援
在過程中協助解答福利相關問題

每一間公司的團隊組成都不一樣。

因此，您的 Open Enrollment 策略，以及與員工溝通的方式，也應該反映真正的員工需求。

正在準備今年的 Open Enrollment？

如果您的企業正在檢視 Employee Benefits，或開始規劃今年的 Open Enrollment Communication，不需要獨自處理所有細節。

歡迎直接聯絡 EPIA 團隊，我們可以根據您的企業及員工需求提供協助。

📞 +1 (626) 912-1988 📧 info@epiagroup.com 🌐 www.epiagroup.com